FAQ.
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Alles, was du über happb wissen musst.
Anwendung
Was ist happb?
Die Software happb ist eine smarte Benefit-Plattform, die Mitarbeitende wirklich glücklich macht. Mit happb organisierst du dein Benefitmanagement effizient, sicher, DSGVO-konform und vollständig digital – gleichzeitig gibst du deinen Mitarbeitenden die Freiheit, ihre Benefits ganz individuell nach ihren Bedürfnissen auszuwählen. So entsteht echte Bindung, Motivation und ein messbarer Mehrwert für dein Unternehmen. Durch ein flexibles, punktebasiertes System können Mitarbeitende ihre persönlichen Benefits selbst wählen. Die Plattform integriert sich halbautomatisiert in bestehende Lohnbuchhaltungssysteme und berücksichtigt alle steuerlichen Vorgaben und Freibeträge.
Kann ich das System einmal sehen?
Gern stellen wir dir für 2 Wochen eine Demo-Version zur Verfügung. Zuvor präsentieren wir dir in einem kurzen Meeting alle Möglichkeiten, die dir happb bietet.
Wie ist happb verfügbar?
happb ist eine mobil-optimierte Webanwendung.
Welche Internet-Browser unterstützen happb?
happb läuft aktuell auf allen gängigen (mobilen) Web-Browsern und wird zu einem späteren Zeitpunkt auch als App verfügbar sein.
Ist happb auch offline nutzbar?
Nein, da happb ausschließlich als Software as a Service bei axilaris gehostet wird, ist eine Online-Verbindung mindestens zum axilaris-Rechenzentrum nötig.
Kann ich happb auf meiner eigenen Hardware betreiben?
Unsere Lösung ist vollständig cloudbasiert, sodass Ihr Euch um Wartung, Updates und Sicherheit keine Sorgen machen müsst – alles läuft automatisch und sicher im zertifizierten Rechenzentrum der axilaris GmbH in Deutschland.
Unterstützt happb eine Mehrmandantenfähigkeit?
Nein, derzeit wird keine Mehrmandantenfähigkeit unterstützt.
Bietet die Software nur Deutsch als Sprache?
Ja, die Bedienelemente sind Stand heute nur in Deutsch verfügbar. Die individuelle Benefitbeschreibung kann natürlich auch in einer anderen Sprache erfolgen, hier gibt es aber heute noch keine Möglichkeit mehrere Sprachen zu pflegen oder zwischen diesen zu wechseln.
Warum werden Punkte statt Euro verwendet?
Durch die Verwendung von Punkten schaffen wir die Möglichkeit, einige Benefits bevorzugt anzubieten (indem für 1 Euro Gegenwert weniger als 1 Punkt eingesetzt werden muss). Das kann sinnvoll sein, wenn diese steuerlich besonders günstig sind oder ein Unternehmen damit besondere Anreize schaffen und Werte unterstützen möchte. Das kann bei Nachhaltigkeit der Falle sein – hier begünstigt man vielleicht die Nutzung von Jobrad oder Radstellplätzen. Andererseits lassen sich damit auch diejenigen Benefits, die für ein Unternehmen eher ungünstig sind ein wenig schlechterstellen, etwa ein zweiter Sachgutschein im Monat, der zu versteuern ist, oder die Nutzung von Parkplätzen, wenn dies gegen den Nachhaltigkeitsgedanken spricht. Dann muss für 1 Euro Gegenwert mehr als 1 Punkt eingesetzt werden.
Wo sieht man eine Übersicht aller möglichen Benefits?
Alle verfügbaren Benefits sind in der Benefit-Übersicht auf dem Dashboard abgebildet.
Können Mitarbeitende ihre Benefits selbst auswählen?
Ja, je nach Berechtigungen können Mitarbeitende ihre Benefits flexibel wählen und beantragen.
Müssen die Benefits einzeln frei gegeben werden?
Derzeit ja. Zukünftig wird die Freigabe je nach Benefit unterschiedlich geregelt sein.
Können Mitarbeitende das Budget abheben?
Nein, eine Auszahlung des Budgets ist nicht möglich.
Können Mitarbeitende ihre Benefits ansparen?
Mitarbeitende erhalten eine bestimmte Anzahl an Punkten, die sie über das gesamte Jahr verbrauchen können. Es ist nicht möglich, die Punkte vom letzten Jahr für das nächste Jahr anzusparen und zu übernehmen.
Sind alle Benefits steuerfrei?
Nein, das hängt von den jeweiligen steuerlichen Regelungen und Bemessungsgrenzen ab. Nicht alle Benefits sind vollständig steuerfrei.
Vertrag & Preise
Wie erfolgt die Preisgestaltung für happb?
Die Preise werden nach einem Stufenmodell auf Basis der Anzahl registrierter User Accounts berechnet.
3,99 EUR pro User pro Monat für 1. bis 250. User
2,99 EUR pro User pro Monat für 251. bis 500. User
1,99 EUR pro User pro Monat ab dem 501. User
Was passiert, wenn sich meine Mitarbeiterzahl ändert?
Die Mitarbeiterzahl wird jährlich erfasst. Als Berechnungsgrundlage dient die Anzahl der aktiv mit happb arbeitenden Mitarbeitenden/Usern.
Was genau ist im Monatspreis enthalten?
Im Monatspreis sind die Nutzung sowie regelmäßige Updates und Funktionserweiterungen enthalten.
Gibt es zusätzliche Kosten neben der monatlichen Gebühr?
Ja, bei der Einrichtung fallen einmalig Implementierungskosten an.
Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?
Ja, die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate.
Wie kann ich meinen Vertrag kündigen?
Der Vertrag beginnt mit Unterzeichnung und wird auf unbestimmte Zeit abgeschlossen. Er kann von jeder der beiden Parteien unter Einhaltung einer Frist von sechs Monaten zum Ende des Kalendervierteljahres, erstmals zum Ablauf eines vollen Buchungsjahres gekündigt werden. Davon unberührt bleibt das Recht eines jeden Vertragspartners zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund. Die Kündigung bedarf der Schriftform.
Einrichtung
Wie lange dauert die Implementierung von happb?
Die Einrichtung dauert je nach Unternehmensgröße zwischen 2 und 6 Wochen.
Gibt es Unterstützung bei der Einrichtung?
Ja, es gibt ein Onboarding-Team, das euch durch den gesamten Prozess begleitet.
Welche Daten werden für den Start benötigt?
Name, Vorname, Benutzername, E-Mail-Adresse und Personalnummer aller Mitarbeitenden, die einen User-Account erhalten sollen.
Wie kommen die Stammdaten meiner Mitarbeitenden ins System?
Sofern dein Unternehmen ein Active Directory betreibt, bezieht happb die Personal-Infos direkt von da. Es gibt aber auch die Möglichkeit, eine eigene Mitarbeiterverwaltung zu nutzen und jeden Mitarbeitenden einzeln anzulegen und in happb zu verwalten.
Können Mitarbeitende manuell angelegt und gepflegt werden?
Ja, eine manuelle Mitarbeiterverwaltung ist möglich.
Wie setze ich ein Budget fest?
Das Budget wird unter „BenefitPoints“ verwaltet. Für jede Person kann ein individuelles Kontingent festgelegt werden. Zudem lässt sich das Verhältnis zwischen BenefitPoints (BP) und Euro (EUR) nach Bedarf frei festlegen.
Können individuelle Benefits für Mitarbeitende abgebildet werden?
Ja, Unternehmen können in happb maßgeschneiderte Benefits für ihre Teams konfigurieren.
Können einzelnen Usern oder Teams unterschiedliche Budgets und Berechtigungen zur Verfügung gestellt werden?
Ja, über das Rollen- und Berechtigungssystem können jedem User die Nutzungsrechte für Mitarbeitende, Antragsbearbeitende und Administration zugewiesen werden. Auch lässt sich pro User ein individuelles Budget festlegen. So bleibt ihr flexibel und könnt z.B. Auszubildenden, Werkstudierenden oder Mitarbeitenden in Probezeit ein geringeres oder höheres Abrufkontingent zur Verfügung stellen als anderen Personalgruppen.
Welche Möglichkeiten zur individuellen Konfiguration und des kundenspezifischen Customizings gibt es?
happb lässt sich stark individualisieren – angefangen mit den Inhalten, über den Funktionsumfang bis hin zur Optik ist vieles möglich. Neben der freien Benefitverwaltung stehen praktische Filteroptionen und Dashboards zur Verfügung. Zudem können Unternehmenslogo und Farbschema individuell angepasst werden. Die genauen Vorstellungen und Wünsche erarbeiten wir am besten gemeinsam in einem Kick-off.
Kann happb in bestehende HR-Systeme integriert werden?
Nein, eine direkte Integration ist derzeit nicht möglich und auch nicht vorgesehen.
Wie kommen die steuerlichen Daten zu meiner Lohnbuchhaltung?
Wir bieten einen individuell konfigurierbaren Export an. Dabei kann genau festgelegt werden, welche Daten in welcher Reihenfolge und in welchem Format exportiert werden. Einmal konfiguriert lässt sich dies dann monatlich als Excel oder CSV exportieren und im Lohnprogramm importieren.
Sind Integrationen und Schnittstellen zu anderen Tools oder Plattformen möglich?
Aktuell existiert eine Exportschnittstelle für die Übergabe der Daten an das Lohnprogramm. Zukünftig ist die Implementierung einer Gutschein-API geplant, auch weitere Schnittstellen lassen sich individuell realisieren.
Wir haben einige Benefits in Systemen bei externen Anbietern. Wie lassen sich diese in das System happb integrieren?
Hierzu bieten wir gern eine individuelle Beratung an. Wir haben grundsätzlich die Möglichkeit, Datenimporte herzustellen – dies sind aber jeweils Individuallösungen.
Sollte der Betriebsrat über die Einführung von happb informiert werden?
Ja, selbstverständlich! Der Betriebsrat kann die Einführung der Plattform gerne unterstützen und begleiten.
Vorteile der Einbindung des Betriebsrates:
- Steigerung der Akzeptanz: Die aktive Mitwirkung des Betriebsrates kann dazu beitragen, dass Benefits von den Mitarbeitenden besser angenommen werden.
- Vermeidung von Konflikten: Eine frühzeitige Einbindung des Betriebsrates hilft, mögliche Konflikte im späteren Verlauf zu vermeiden.
- Optimierung der Bonusregelung: Der Betriebsrat kann wertvolle Anregungen zur Gestaltung der Bonusregelung liefern.
Datenschutz
Wo werden die Daten von happb gespeichert?
Die Daten liegen in unserem zertifizierten und eigenbetriebenen Rechenzentrum in Chemnitz.
Erfüllt happb die Anforderungen der DSGVO?
Ja, happb ist vollständig DSGVO-konform und erfüllt höchste Datenschutzstandards.
Sind die Daten sicher?
Unsere Systeme und Prozesse sind nach der ISO27001 zertifiziert. Damit decken wir zwei wesentliche Aspekte ab: Datenschutz und Informationssicherheit. Beides wird bei uns groß geschrieben. Das ist selbstverständlich, da wir für zahlreiche Sparkassen und Unternehmen Systeme betreuen und die IT-Sicherheit seit vielen Jahren klar im Fokus haben.
Wer hat Zugriff auf die Daten?
Nur autorisiertes Personal innerhalb deines Unternehmens sowie Administratoren mit speziellen Zugriffsrechten.
Werden die Daten GoBD-konform abgelegt?
Ja, wir verhalten uns GoBD-konform. Die Auditierung der Software happb nach IDW PS 880 erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt. GoBD bedeutet Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Worauf wir achten:
- Rollen- und Rechtekonzept: nicht jeder darf alles sehen oder bearbeiten
- Historisierung: es muss ersichtlich sein, was wann passiert ist bzw. beantragt wurde
- Unveränderlichkeit: Anträge/Benefits dürfen nach Genehmigung nicht mehr veränderlich sein, ebenso die dazugehörigen Unterlagen
- Datensicherung: es muss eine unveränderliche Datensicherung geben und die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre
Noch Fragen?
Hilfe-Center
Kundenservice
Mo. – Fr.
08:00 – 18:00 Uhr
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Service & Support
Welche Support-Optionen bietet happb?
happb bietet Support per E-Mail an be@happb.de und Telefon unter +49 (0)371 3080 8010.
Gibt es Schulungen für die Nutzung von happb?
Ja, im Rahmen der Ersteinrichtung bieten wir Administratoren individuelle Webinare an. Auf Anfrage sind auch Benutzerschulungen möglich.
Welche Benefits sind in happb vordefiniert?
Keine, denn Benefitprogramme sind individuell. Fast jedes Unternehmen entwickelt ein eigenes Modell für seine Mitarbeitenden. Alle Kategorien, Benefits und deren Lohnarten müssen initial in happb angelegt werden.
Bietet ihr auch Benefits an?
Nein, unsere Software dient der Verwaltung und steuerlich korrekten Abrechnung von Benefits. Wir haben Empfehlungen, welche Benefits bei Mitarbeitern besonders beliebt sind und können einzelne Anbieter benennen. Allerdings machen wir keine Vermittlung von Anbietern und bieten auch selbst keine Benefits an.
Habt ihr auch Steuertipps an der Hand?
Wir sind keine Steuerberatung und können daher keine verbindlichen Aussagen und Empfehlungen zur Auslegung von gesetzlichen Regelungen treffen.
